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我们消失的内容:为什么数字保存至关重要

时间:2018-04-26 13:12:34  来源:  作者:

 我最近从圣安东尼奥的2018 AIIM会议回来。在那里,我参观了阿拉莫。一个古老的西班牙使命建于1700年代,阿拉莫是几场战斗的场景,包括着名的最后一站,对守军来说并不好。大约两个世纪之后,您可以访问位于城市中心的网站,并查看大量的文物。然而,你没有得到,是一个充分的战斗意识。阿拉莫失去了一些原有的外墙和炮兵阵地,现在有一个屋顶 - 在臭名昭着的战斗中并不存在。

 
在AIIM会议上讨论保存另一种类型的数字保存。无论您是因为商业还是历史原因需要保存信息,长期的数字保存问题最终都会影响到每个人。虽然保存带来了许多不同的挑战,但有一点很明确:人们并不努力保存他们的数字信息。
 
眼不见,心不烦
平均组织专注于制作和捕获信息。虽然某些类型的信息可能属于某种类型的控制,例如发票,但还有更多类型的信息尚未完全管理。信息存储过于频繁,只有创建者和电子邮件中的共享链接才能找到它。
 
在积极的工作中,当信息不再需要时,它会从记忆中消失。您可能还记得两年前的电子邮件或文档所在的位置,但毫无疑问,您会花更长的时间才能找到它。如果它找到了别人,他们可能会浪费整个下午才放弃。
随着时间的推移,寻找任何给定信息的挑战越来越大。虽然您需要的信息的可能性也会降低,但在您需要时它的价值和重要性会增加。作为关键证据,一部分历史或大量用于趋势分析的文物的一部分,稀缺可以增加信息的价值。新的挑战是能够访问信息。
 
不断变化的格式留下破碎的文档
在Microsoft拥有文字处理世界之前,有WordPerfect。在此之前,WordStar。我用WordStar直到我被迫切换到WordPerfect。然后,我愤恨它杀死我的首选应用程序。
 
我也很讨厌把我的旧文档带入WordPerfect。格式化已丢失,有时会插入奇怪的字符。转移到Word也一样糟糕,但在那种情况下,我的一些旧文档变得完全不可读。
 
这个问题已经延续到我的客户工作中。我们一直在确保系统的默认文档查看器可以处理所有传统格式。虽然不理想,但我们开始在访问旧文档方面取得进展。之后,引入了PDF / A标准。目前,PDF / A给了我们一个稳定的格式。
 
当然,PDF / A不支持音频,视频或其他复杂格式。演示文稿和电子表格会丢失动画,笔记和公式的信息。跟踪更改和注释也消失。我们所做的只是止血。
 
变化的速度使数字保存更加困​​难
你最近看过贵组织的网站吗?你多久看一次显示的内容?当你更新领导力页面时,因为苏珊继续前行,你是否将她从网站中删除或者只是取消发布她的信息?所有这些构成每个页面的内容块,你是否能够在组装在一起时捕获它们的外观?
 
如果您没有向客户做出承诺或直接在您的网站上出售东西,那么无法证明在任何特定时间所说的内容可能无关紧要。也许你的网站每个月只更改一次。但是如果你是亚马逊?还是华盛顿邮报?个性化是如何改变向人展示的内容的?显示哪些广告可能会改变整个页面的上下文?你能跟踪吗?
 
今天的互联网上的事情变化很快,并且跟踪这一切充其量只是一个棘手的过程。随着网站变更和链接到期,我们数字保存工作中的差距会变得更大。
 
已经和相当可能被遗忘
腐败的存储,不兼容的格式,小火灾,淹没的地下室:所有这些都会破坏每天的信息。这些是我们不能忽略的因素。
 
在一个有时会着迷于删除旧的,不必要的信息的行业中,数字保存并没有得到太多关注。大公司可能会遇到需要显示“第一美元”的问题,但是当他们年满50岁或60岁时,他们可能需要第一份合同的副本。
 
抛开历史,虽然我们作为一个社会不再雇用人生,但20年来的员工记录并不是闻所未闻的。你的第一个客户可能是一个10年的客户。你有这些记录吗?
 
所以通过一切手段,重点转变和数字化您的业务。但是当你这样做时,想想未来。你能做些什么来确保你今天创建的信息可以在五年,十年或五十年内访问?你可能不需要马上做任何事情,但时钟在滴答滴答。
 
一旦信息消失,它就消失了。没有回到过去的时间。
 
关于作者
Laurence Hart是TeraThink的董事,专注于提供信息解决方案,推动客户取得成功并建立自己的未来。作为内容管理和信息治理领域公认的领导者,Laurence拥有超过二十年的经验,可以解决组织在实施和部署信息解决方案时面临的挑战。
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